Loei
Het verschil in één tabel
| Uitbesteden | Automatiseren | |
|---|---|---|
| Wat er gebeurt | Iemand anders doet het werk met de hand. | Het werk gebeurt vanzelf, iemand kijkt ernaar. |
| Kostenverloop | Een bedrag per maand dat meebeweegt met je volume. | Eenmalig bouwen, daarna onderhoud. Groeit je volume, dan groeit de rekening niet mee. |
| Sterk bij | Beoordelen, uitzonderingen, advies, alles waar iemand over moet nadenken. | Overtypen, sorteren, matchen, doorzetten. Werk dat elke keer hetzelfde is. |
| Zwak bij | Groot volume simpel werk. Dat betaal je per stuk, voor altijd. | Werk dat elke keer anders loopt. Dan bouw je een uitzondering op een uitzondering. |
| Levertijd | Meteen, zodra iemand is ingewerkt. | Bij ons veertien dagen voor het eerste proces. |
Uitbesteden haalt het werk bij je weg. Automatiseren haalt het werk weg.
Wanneer uitbesteden gewoon beter is
Wij verkopen automatisering, dus dit hoort erbij: er zijn situaties waarin je beter een administratiekantoor belt en ons niet.
- Je hebt iemand nodig die beoordeelt, niet iemand die doorzet.
- Het volume is klein. Onder een paar uur per week win je het niet terug.
- Je processen veranderen nog elk kwartaal. Automatiseer pas als de vorm vaststaat.
- Je zoekt iemand die aansprakelijk is voor de inhoud. Dat is een accountant, niet een agent.
Wanneer automatiseren het wint
De vuistregel die wij aanhouden: als iemand het elke week op dezelfde manier doet en het kost meer dan een paar uur, dan is het een kandidaat. Orders uit de mail in het systeem zetten. Inkomende facturen matchen en klaarzetten. De gedeelde mailbox sorteren. Dat zijn geen beslissingen, dat is doorzetwerk.
Het rekensommetje dat je zelf kunt maken: tel de uren die het nu kost per maand, en zet daar het uurloon naast van degene die het doet. Zet er vervolgens onze prijs naast. Ons plan kost 1.950 euro en zegt vooraf wat het bouwen per proces kost. Een eerste sprint begint bij 4.500 euro en daarna is onderhoud optioneel vanaf 950 euro per maand. Dat zijn onze bedragen, niet een gemiddelde uit een onderzoek.
Het eerlijke antwoord is vaak allebei
In de praktijk zien we meestal een verdeling. Het doorzetwerk gaat naar een agent, het beoordeelwerk blijft bij de boekhouder of het administratiekantoor. Die twee bijten elkaar niet. Een kantoor dat minder uren kwijt is aan overtypen, houdt tijd over voor het werk waar ze wel voor betaald willen worden.
Veelgestelde vragen
- Moet ik dan mijn boekhouder opzeggen?
- Nee, en dat raden we ook af. Wat wij bouwen neemt invoerwerk over. Je boekhouder beoordeelt, adviseert en tekent. Dat is ander werk.
- Wat als het volume juist daalt?
- Dan wordt uitbesteden goedkoper en automatiseren relatief duurder. Automatisering loont bij herhaling. Verdwijnt de herhaling, dan verdwijnt het voordeel.
- Kan ik het eerst klein proberen?
- Ja, en zo doen we het standaard. Eén proces per keer, met een vaste prijs, en je beslist na de eerste sprint of er een tweede komt.
- Wie is er verantwoordelijk als de agent iets fout doet?
- Wij, voor wat wij gebouwd hebben, en dat staat in het contract. Daarom zit er bij elk proces een controlestap: bij twijfel gaat het naar een mens en niet door.